Puji
syukur penulis ucapkan kepada Allah Swt, karena dengan limpahan rahmat dan
ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah dengan judul “Jenis-Jenis
Penulisan Humas” yang merupakan tugas dari mata kuliah Penulisan Humas.
Tak
lupa penulis ucapkan terima kasih kepada Bapak Yoki Yusanto, S.Sos, M.Si
sebagai dosen pengajar serta semua pihak yang mendukung suksesnya pembuatan
makalah ini. Penulis menyadari bahwa
makalah ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, untuk itu
penulis meminta kritik serta saran yang dari semua pihak agar tugas selanjutnya
dapat lebih baik. Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua.
Serang, Oktober 2013
Tim
Penulis
Di era penguatan kelembagaan, maka peran hubungan
masyarakat (humas) menjadi sangat vital. Hal itu disebabkan betapa pentingnya
membangun imaje bagi lembaga dalam kaitannya dengan paradigma baru pelayanan
berbasis pelanggan. Humas yang di dalam konsep semula adalah public relation,
maka sesungguhnya perannya adalah untuk mengkomunikasikan lembaga dimaksud
dengan publik atau masyarakat. Sehingga humas menjadi garda depan bagi lembaga
untuk mengintrodusir apa dan bagaimana lembaga tersebut terkait dalam relasinya
dengan masyarakat.
Dewasa ini peran humas sungguh sangat sentral.
Dikenal atau tidaknya sebuah lembaga sangat tergantung kepada berperan atau
tidaknya humas. Dalam kaitan ini maka ada humas yang berperan internal dan
eksternal. Humas internal terkait dengan bagaimana humas menguatkan identitas
dan rasa memiliki terhadap lembaga, membangun kesadaran dan dedikasi
internal dan eksternal tentang pentingnya lembaga bagi para karyawan.
Sedangkan humas eksternal berfungsi untuk menggaet relasi dengan dunia di luar
lembaga dan juga masyarakat luas. Humas eksternal berfungsi untuk mengekpose
berbagai hal yang terkait dengan eksistensi, fungsi dan produk lembaga bagi
masyarakat secara luas.
Menurut teoretikus ilmu sosial, George Lukacs, bahwa
dunia dibangun di atas imaje. Itu berarti bahwa siapa yang berhasl membangun
imaje maka dialah yang akan menguasai dunia. Makanya di dalam dunia bisnis,
lalu ada survey pelanggan, survey produk, survey kepuasan
pelanggan, survey kebutuhan pelanggan dan sebagainya. Di dunia politik ada survey
pemilih, survey akseptabilitas calon pejabat politik, survey parpol dan
sebagainya. Semua ini dilakukan untuk memahami respon sosial terhadap
kepentingan lembaga.
Humas masih sering diartikan secara secara sempit.
Yaitu sekelompok kecil orang dari suatu lembaga yang ditugaskan oleh pimpinan
untuk menghandle arus informasi baik ke dalam maupun keluar. Kelompok ini
dipimpin oleh public opinion officer yang tugasnya terkait dengan kehumasan. Yang semacam ini disebut
sebagai humas tradisional-statis.
Dewasa ini, humas lebih bercorak modern-dinamis.
Yaitu humas yang tidak dibatasi oleh sekat-sekat perkantoran dan terdiri dari
sekelompok orang. Setiap orang yang berada di dalam lembaga hakikatnya adalah
humas lembaga. Sehingga seseorang di dalam forum dan kapasitas apapun yang
bersangkutan akan menjalankan fungsi kehumasan. Oleh karena itu, semua elemen,
pimpinan dan staf, adalah orang yang memiliki fungsi untuk mengkomunikasikan
lembaganya kepada khalayak luas.
Bagi insitusi pendidikan tinggi, maka dosen, mahasiswa,
karyawan dan pimpinan institusi pendidikan hakikatnya adalah humas lembaga.
Maka ketika yang bersangkutan menulis di media, berbicara di forum dan kegiatan
apapun harus berada dalam koridor kelembagaan. Artinya yang bersangkutan harus
mengatasnamakan lembaganya sebagai bagian dari menjalankan fungsi humas
kelembagaan. Dengan menggunakan paradigma baru kehumasan seperti ini, maka
setiap orang yang terlibat di dalam lembaga akan memiliki tanggungjawab untuk
membesarkan lembaganya melalui bangunan imaje yang dibuatnya.
Di tengah arus informasi seperti ini, maka tidak ada
orang yang berpendidikan akademis tinggi yang tidak dapat menyalurkan
gagasannya melalui media. Apapun medianya. Bisa surat kabar, majalah, jurnal,
blog, email, facebook dan sebagainya. Maka media ini akan dapat dijadikan
sebagai sarana untuk menumbuhkan imaje bagi institusinya. Dewasa ini orang
dimanjakan dengan arus informasi yang luar biasa. Oleh karena itu, tentu tidak
boleh ada dosen atau karyawan yang tidak melek teknologi informasi. Jika itu
terjadi maka dia termasuk kelompok new illiterate atau buta huruf baru.
Dalam
konteks ini pihak manajemen perlu mengimplementasikan peran Publik Relations
dalan organisasi. Secara singkat Publik Relations bisa dipahami sebagai fungsi
menajemen yang mengelola komunikasi dalam rangka menjembatani kepentingan organisasi dengan kepentingan beragam
publik agar mencapai tujuan pengertian bersama (Mutual Understanding).
Meningkatkan pemahaman, membangun ketertarikan, dan menumbuhkan simpati publik.
Masih
rendahnya kemampuan menulis pada sebagian praktisi Publik Relations
satu-satunya disebabkan oleh latar belakang pendidikan praktisi yang bukan
berasal dari jurusan komunikasi. Banyak praktisi yang memiliki latar belakang pendidikan manajemen,
pemasaran, dan akuntasi yang kurang mengutamakan menulis sebagai suatu
kompetensi. Oleh karena itu, penyampaian pesan tertulis tidak bisa optimal dan
terkadang diserahkan pada pihak luar yang tidak begitu mendalami seluk beluk
organisasi. Konsultan Publik Relations Senior Indonesia, Wicaksono Noeradi,
dalam cara musyawarah besar Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas Indonesia) di Yogyakarta pada akhir
2004, menyatakan bahwa 70% aktifitis Publik Relations adalah menulis.
Praktisi
harus menguasai teknik menulis dan mengetahui bentuk-bentuk naskah yang sangat
membantu dalam aktifitas keseharian Publik Relations, seperti menulis feature
untuk media publikasi internal, menyusun newsletter, membuat laporan kemajuan perusahaan, dan
sebagainya.
Mengapa Humas harus bisa menulis?
Tugas Humas menjaga hubungan baik
dengan publik internal maupun publik eksternal. Hubungan tersebut
berlangsung terus menerus secara dinamis, sehingga tidak mungkin bisa
dijalin hanya dengan komunikasi lisan, apalagi hanya mengandalkan face to face communication. Maka perlu bagi Humas bisa menulis,
karena:
1.
Hubungan dengan publik
internal kadang harus dijalin melalui media kehumasan, misalnya: newsletter, inhouse magazine, maupun website perusahaan. Maka penting bagi
Humas menguasai cara penyajian semua bentuk tulisan untuk media internal.
Minimal menguasi cara penulisan berita (khususnya berita lempang) dan feature (terutama feature profil, human interest, dan how to do it).
2.
Hubungan dengan publik
eksternal harus dilakukan melalui media massa yang dikelola oleh jurnalis,
sehingga pesan (tulisan) yang disampaikan harus mengikuti kaidah penulisan
jurnalistik. Misalnya, ketika Humas menyampaikan press release (siaran pers),
harus ditulis dalam bentuk berita sebagaimana berita yang ditulis oleh wartawan
media tersebut. Press release yang tidak layak berita akan mengisi kotak sampah
wartawan.
3.
Humas juga harus mampu
menulis Advertorial (singkatan dari Advertensi dan Editorial), yaitu iklan
terselubung yang dikemas dalam karya jurnalistik. Iklan tersebut bisa ditulis
dalam bentuk berita, feature, artikel, atau kolom agar menarik layaknya sebuah
karya jurnalistik, bukan iklan. Untuk itu, Humas harus pula mampu mengemas
tulisan yang memenuhi syarat seperti karya jurnalistik.
4.
Saat perusahaan menjadi pusat pemberitaan media, Humas akan
menjadi salah satu sumber yang dicari banyak wartawan. Dalam situasi seperti
itu, akan sangat riskan kalau hanya mengandalkan komunikasi lisan. Biasanya
kasus salah kutip maupun salah tafsir oleh wartawan terjadi karena
penyampaian informasi secara lisan. Maka memberi keterangan tertulis akan
lebih baik, karena informasinya akan diterima sama oleh semua
wartawan, sehingga tidak perlu menyampaikan informasi sama
berulang-ulang. Juga Humas akan memiliki alat kontrol jika ada
salah kutip oleh wartawan.
Adapun yang ingin
kami bahas dalam makalah ini adalah:
1.
Apa
itu pengertian Penulisan Humas?
2.
Apa
saja jenis-jenis
penulisan dalam humas?
3.
Bagaimana
memahami teknis penulisan press realese, feature, dan media humas lainnya?
Adapun tujuan dalam
penulisan makalah ini:
1.
Untuk
memenuhi
tugas UTS Penulisan Humas
2.
Untuk mengetahui definisi penulisan
humas
3.
Untuk
mengetahui
jenis-jenis penulisan humas
4.
Untuk
memperdalam teknis dan strategi penulisan langkah PR
Untuk
menjawab rumusan masalah yang ada, penulis melakukan dari kajian
pustaka dari berbagai sumber. Data
tersebut dikumpulkan dan disusun sehingga membentuk kesatuan isi yang utuh
sesuai dengan masalah yang dibahas.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN PENULISAN HUMAS
Pengertian
penulisan humas (public relation writing) adalah: suatu keterampilan menulis
(writing skills) PR dalam menghasilkan naskah naskah yang diperlukan untuk
kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan atau organisasi.
Tipe-tipe atau penulisan naskah PR
dapat dibagi menjadi 2 bagian:
1. Berkaitan
dengan media relation atau press relations, seperti naskah press release
(siaran pers), advertorial, dan press conference (press kit, atau media kit).
2. Berkaitan
dengan media promosi, informasi dan
komunikasi perusahaan atau organisasi, seperti naskah untuk dipublikasikan di
newsletter, in house magazine atau komponen magazine, naskah laporan
tahunan (annual report), company
profile, leaflet, booklet, brosur dan sebagainya.
2.2 JENIS-
JENIS PENULISAN HUMAS
2.2.1 PRESS RELEASE
Pada dasarnya,
press release merupakan sebuah naskah sederhana yang bertujuan menyebarkan
informasi kepada publik melalui media massa. Perkembangan terbaru dalam
penulisan press release adalah penulisan release yang selain berbentuk berita,
bisa juga berbentuk feature press release. Format penulisan berita
bisa mngikuti gaya konvensional surat kabar yang memasukan komponen 5 W 1 H dan
diringkas dalam paragraph pertama atau lead. Sementara itu, pembuatan feature
press release dilakukan menggunakan tekhnik penulisan artikel majalah dan
ditulis dengan cara yang lebih menghibur. Feature seringkali diawali dengan
pendahuluan sebelum masuk ke topik utama.
2.2.1.1. Format Press Release
1. Gunakan
kertas putih berukuran 8,5 x 11 inci
2. Contact
Person di pojok kiri atas
3. Cantumkan
kata ‘ SEGERA’
4. Margin
minimal 1 inci di semua sisi
5. Beri ruang 2
spasi sebelum dan 4 spasi setelah headline
6. Gunakan lead
7. Gunakan nomor
halaman dan tambahkan kata ‘ Bersambung” jika terdiri lebih dari 1 halaman
8. Jumlah
maksimal press release adalah 2 halaman
9. Boilerplate
di akhir press release
10. Akhiri
dengan tanda ‘ ### ‘
2.2.1.2. Tips Penulisan Press Release
1. Kirim release
kepada editor atau jurnalis yang tepat
2. Gunakan
sarana pengiriman yang disenangi editor
3. Buatlah
materi release yang mengandung nilai berita
4. Hindari
propaganda atau kata yang berlebihan
5. Hindari kata
atau frase yang tidak bermakna dan jargon industri
6. Gunakan gaya
jurnalistik standar
7. Buatlah
release yang singkat
2.2.1.3. Jenis-Jenis Press Release
a.
Basic Publicity
Release : Topiknya adalah segala informasi yang dinilai mengandung nilai berita
bagi media massa
b.
Product Release :
Berisi informasi tentang produk perusahaan, misalnya peluncuran produk baru,
perubahan nama produk, dan lainnya
c.
Financial Release
: Informasi yang berisi informasi keuangan perusahaan
2.2.2 FEATURE
Feature bukanlah
press release yang panjang, melainkan suatu bentuk tulisan yang sangat berbeda
dengan manfaat, nilai, dan karakteristik tersendiri. Walaupun dalam
perkembangannya mulai dikenal juga istilah feature press release. Namun, pada
akhir-akhir ini perhatian lebih difokuskan pada artikel feature yang ditulis
untuk media publikasi perusahaan, seperti majalah atau tabloid.
Feature
merupakan artikel tentang sebuah cerita yang menganalisis berita, menghibur,
atau menceritakan manusia , tempat, atau benda di dalam atau di luar berita. Feature
tidak dimaksudkan untuk menyampaikan berita untuk pertama kalinya atau segera.
Feature memang mengandung elemen-elemen berita seperti lead dengan prinsip 5W1H
sebagaimana lead berita, tetapi fungsinya lebih untuk memanusiakan, menghibur,
mendidik, dan memperjelas.
2.2.2.1 Jenis Feature
1. Profil
tentang kepribadian seseorang
2. Human
interest
3. Cerita trend
4. In-Depth
Stories
5. Backgrounder
2.2.2.2 Panduan Menyusun Tulisan Feature
1. Menentukan
tema
2. Menulis lead
yang mengajak pembaca ke dalam cerita
3. Menulis
kalimat yang jelas dan ringkas
4. Memberikan
informasi latar belakang yang penting
5. Gunakan
jalinan
6. Gunakan
transisi
7. Gunakan
dialog jika memungkinkan
8. Menulislah
dengan gaya yang menunjukan kepribadian
9. Akhiri dengan
kutipan atau bagian lain dari jalinan
2.2.3 BACKGROUNDERS
Backgrounders
digunakan untuk membantu kebutuhan informasi pihak media massa dan pihak lain
yang memiliki kepentingan terhadap organisasi. Secara umum, backgrounders
berisi informasi yang lengkap dan detail mengenai produk, jasa, atau kebijakan
perusahaan. seringkali backgrounders dimasukkan ke dalam press kit dan menjadi
informasi latar belakang pendukung dari press release yang dikeluarkan oleh
praktisi PR. Backgrounders yang dimasukkan bisa berisi infornasi tentang proyek
yang dijalankan oleh organisasi, aktivitas utama perusahaan, dan pencapaian
prestasi.
2.2.3.1.Hal-hal Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam
Penyusunan Backgrounders
1. Gunakan huruf
yang jelas dan beri ruang putih yang cukup luas
2. Susunlah
dalam bentuk poin-poin dan format ‘ Question and Answer ‘
3. Identifikasi
organisasi anda dengan jelas pada backgrounders dan cantumkan informasi contact
4. Masukkan
referensi dan alamat website dimana pembaca dapat menemukan lebih banyak
informasi
5. Cantumkan
tanggal sehingga pembaca tahu kapan backgrounders tidak perlu digunakan lagi
atau bukan lagi menjadi informasi yang akurat
2.2.4. FACTSHEET
Factsheet
merupakan gambaran dari sebuah perusahaan, produk, atau jasa. Meskipun
factsheet didistribusikan oleh praktisi PR pada media yang sama dengan media
tempat disebarkannya press release, bahkan terkadang disatukan secara fisik
dalam press kit, tetapi factsheet tampil dalam bentuk outline dan bukan dalam
format cerita berita sebagai mana halnya press release.
Factsheet pada
intinya merupakan alat referensi bagi jurnalis. Factsheet meringkas poin-poin
inti mengenai peristiwa, produk, atau perusahaan untuk membantu jurnalis
mendapatkan gambaran ringkas dari suatu isu dengan cepat. Factsheet dapat
‘menemani’ press release atau surat yang menyarankan ide cerita kepada jurnalis
dan editor.
2.2.5.WHITEPAPER
Whitepaper
merupakan sebuah dokumen teknis yang menjelaskan produk atau jasa kepada
orang-orang yang belum familier dengan produk atau jasa tersebut. Salah satu
rahasia whitepaper adalah menyadari bahwa public mencari informasi yang cepat,
akurat, dan bukan berupa tulisan ilmiah. Menulis whitepaper tidak memerlukan
waktu yang lama dan dapat digunakan kembali bila diinginkan.
Hal yang perlu
diperhatikan dalam proses penulisan whitepaper adalah kepentingan untuk
me-review ulang isi whitepaper dengan bagian atau departemen pengembangan untuk
memastikan bahwa isi teknis whitepaper suadah benar. Hal itu untuk mencegah
salah kutip atau salah paham oleh pihak media massa atau publik perusahaan
lainnya.
2.2.6. BROSUR
Brosur dirancang
sebagai display publik dan diusahakan agar konsumen terekpos oleh pesan
sebanyak mungkin. Gaya penulisan brosur biasanya merupakan kombinasi gambar dan
tulisan singkat, yang langsung menuju ke inti informasi. Tujuan pesan adalah
membangkitkan “ tindakan “ atau perilaku konsumen yang bisa dalam bentuk
menelepon, berkirim surat, browsing internet , mendatangi stand, dan bentuk
tindakan lainnya sebagai upaya mencari informasi lebih lanjut atas informasi
yang ditulis dalam brosur.
Fungsi brosur
adalah sebagai teknik komunikasi, membangkitkan tindakan dan mengedukasi
konsumen secara lebih detail melalui informasi. Brosur harus bisa membuat
konsumen melakukan kontak dengan perusahaan. Namun, disaat yang sama , praktisi
harus bisa memberikan pemahaman agar pelanggan bersedia melakukan hal sesuai
tujuan pembuatan brosur.
2.2.6.1 Pedoman Penyusunan Brosur
1. Gunakan huruf
ukuran 8-10 poin. Pembaca sering mengabaikan teks yang terlalu kecil untuk
dibaca.
2. Beri banyak
ruang kosong, margin yang lebar, indent, dan halaman yang pendek untuk
menghindari terlihat ramainya brosur dan kesulitan pembacaan.
3. Gunakan
margin rata kanan daripada justified. Hal tersebut member efek yang santai
serta kesan kontemporer.
4. Gunakan
kalimat pendek 1 baris, panjang baris optimal untuk kebanyakan teks antara 50
sampai 70 karakter.
5. Gunakan huruf
tebal sebagai penekanan. Hal itu lebih baik daripada membaca kata dengan huruf
besar semua.
2.2.7. WEB ORGANISASI
Web organisasi
ini atau biasa kita sebut internet merupakan sebuah perkembangan yang telah
memberikan lebih banyak pilihan dan kontrol atas isi bagi pengguna, juga
menawarkan kesempatan kepada individu, perusahaan, dan organisasi public serta
swasta untuk memproduksi dan menyebarkan informasi.
Internet telah
menciptakan sebuah pintu gerbang baru bagi organisasi yang dapat diakses secara
global dari berbagai penjuru dunia. Karakteristik interaktif dari Web dapat
menjadi sarana yang efektif untuk membangun dan memelihara hubungan yang saling
menguntungkan jika Web digunakan dengan benar. Internet memberikan peluang
tambahan untuk memperbaiki citra dan reputasi perusahaan. Sebagai
konsekuensinya, perkembangan internet juga menuntut pihak manajemen organisasi
agar lebih bertanggung jawab serta responsif terhadap kebutuhan publik.
2.2.7.1. Faktor- Faktor Pertimbangan Penulisan di
Internet
1. Gaya
penulisan
Gaya penulisan harus menggunakan
pesan dalam bahasa dan gaya pengguna web agar informasi yang disampaikan akan
selalu dipedulikan oleh pengguna web dan supaya pengguna Web bersedia mengakses
informasi yang ingin disampaikan Web.
2. Kuantitas
Pesan
Pengguna web biasanya tidak membaca
situs web secara berurutan dan cenderung tidak dapat diduga. Praktisi PR tidak
bisa memaksa pengguna web untuk mengikuti semua link yang sudah tersedia.
Usahakan link dibuat untuk memudahkan akses seorang pengguna web dalam mencari
informasi yang diinginkan.
3. Panjang
Halaman
Salah satu alasan penggunaan
referensi dokumen atau link adalah untuk membatasi panjang halaman. Indicator
utama dari panjang halaman web adalah isi pesan itu sendiri. Lakukan pembagian
informasi secara logis berdasarkan struktur informasi.
4. Mencetak
Versus Membaca Online
Kebanyakan pengguna web memilih
untuk membaca dokumen teks yang panjang dan kompleks secara offline. Akan lebih
baik jika informasi yang tersedia yang dipresentasikan dalam sebuah web dapat
dipecah kedalam beberapa bagian dan dilengkapi dengan link versi cetak.
5. Link
Link merupakan keunggulan untuk
menyampaikan informasi via web maka dari itu gunakan link secara efektif. Link
bisa menjadi pengganti narasi dengan menyediakan informasi latar belakang,
memperkuat konsep, dan menambah detail.
2.2.8 NEWSLETTER
Newsletter
merupakan alat komunikasi PR yang murah dan paling efektif untuk menarik
perhatian publik terhadap perusahaan. Newsletter dapat digunakan sebagai media
internal yang didistribusikan untuk karyawan sebuah perusahaan atau sebagai
media komunikasi eksternal yang dikirmkan kepada public spesifik seperti klien,
rekan kerja, atau prospek perusahaan. Newsletter juga dapat digunakan untuk
meningkatkan hubungan dengan mengirimkan kopi newsletter kapada pedagang,
supplier, dan rekan kerja strategis. Mereka akan menghargai hal itu sebagai
upaya untuk membangun dan menjaga hubungan yang dilakukan oleh perusahaan.
Pengiriman yang teratur menyebabkan public bersikap familier terhadap
organisasi dan selalu ingin mengetahui aktivitas yang dilakukan perusahaan.
Selain itu, praktisi akan terlihat sebagai sumber informasi yang dapat
dipercaya.
2.2.8.1. Penyusunan dan Penulisan Newsletter
1. Menentukan
format
2. Menentukan
public sasaran
3. Menjaga
periodisasu penerbitan
4. Mengembangkan
tulisan dengan data dan informasi
5. Utamakan isi,
baru penampilan
6. Menulis lead
yang mengundang daya tarik
7. Bedakan
informasi dengan cerita
8. Gunakan
sumber terpercaya
9. Pertimbangkan
respons pembaca
2.2.8.2 Fungsi Newsletter :
-
Memberikan
dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan
serta perbaikan moral kerja karyawan-karyawannya.
-
Sebagai media
komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan, sehingga terjadi
komunikasi dua arah.
-
Sebagai media
publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang
berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain.
-
Sebagai wahana
penjalin hubungan dengan publik internal dan eksternal.
-
Sebagai
representatif citra korporat di mata publik, baik-buruknya kualitas newsletter
akan menunjukkan citra siapa pembuatnya.
Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis
penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya.
Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan,
klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang
dinilai salah dan merugikan. Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali
dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat,
sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.
2.2.10. ADVERTORIAL (adv)
Advertorial = advertising dan
editorial. Gabungan antara promosi dan opini atau pemberitaan tentang hal yang
dipromosikan – produk, jasa, perusahaan, organisasi, aktivitas, atau program
pemerintah. Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, atau artikel.
Advertorial sering disebut iklan dalam bentuk pemberitaan atau tulisan panjang.
Jenis advertorial yakni adv produk,
adv jasa, adv perusahaan, dan adv pemerintahan. Sifatnya bisa informatif,
eksplanatif, interpretatif, persuasif, argumentatif, dan eksploratif.
2.2.11 PRESS
CONFERENCE/MEDIA KIT
Konferensi Pers (Press Conference) –
undang media untuk menyampaikan informasi, dilakukan tidak rutin, insidental
sesuai acara yang digelar, baik sebelum maupun sesudah kegiatan.
Media Kit adalah bahan tertulis
sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita.
Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel,
feature, bosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan tujuan, jadwal, target, kepanitiaan,
daftar pengisi acara, dsb dan
dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar.
2.2.12 LAPORAN TAHUNAN
Laporan tahunan
bisa menjadi daya tarik dan mampu mengkomunisasikan intisari perusahaan melalui
intergritas desain dan tulisan. Oleh karena itu perlu menggunakan teknik
penulisan yang menggabungkan kemampuan menulis, menganalisis, dan
mengintrepertasikan data angka dan grafik kedalam bentuk tulisan yang bisa
dengan mudah dipahami oleh publik awam. Setiap halamannya menjadi penjabaran
visi dan misi perusahaan yang terwujud dalam pencapaian dan prestasi melalui
aktivitas yang telah dijalankan selama satu tahun sebelumnya.
Laporan tahunan
juga bisa menjadi alat pemasaran yang efektif bagi perusahaan. Banyak investor
yang mempelajari laporan tahunan perusahaan sebelum melakukan investasi dalam
suatu perusahaan.
2.2.12.1 Panduan penulisan Laporan Tahunan
1. Tentukan
tujuan penulisan laporan
2. Identifikasi
publik sasaran
3. Tentukan tema
laporan
4. Kombinasikan
kata-kata, angka, grafik dan foto
5.
Klasifikasikan laporan dalam beberapa bagian
6. Masukkan
komentar dari pimpinan perusahaan
7. Susunlah
beberapa artikel mengenai aktivitas dan perkembangan signifikan perusahaan
8. Persingkatlah
: edit captions, hindari penjelasan foto yang berlebihan, ubahlah data
financial kedalam grafik
9. Permudahlah :
tambahkan sub judul, atau spasi lebar untuk memecah paragraf panjang
10. Perjelaslah :
jangan menggunakan jargon atau istilah asing
2.2.13 MENULIS SIARAN
PERS
Kegiatan lain yang sering dilakukan dalam media relations
adalah membuat siaran pers. Menulis
siaran pers itu merupakan bentuk utama kegiatan media relations. Siaran pers
pada dasarnya merupakan kegiatan komunikasi yang dilakukan organisasi dengan
publik-publiknya melalui media massa.
Tujuan dibuatnya siaran pers tersebut tak lepas dari
tujuan PR secara umum dan organisasi secara keseluruhan. Tampilnya informasi
dari organisasi itu di media massa membawa dampak positif lain. Secara
eksternal, munculnya berita tentang organisasi akan turut mendorong peningkatan
citra positif dan reputasi organisasi.
2.2.13.1 Gaya Penulisan Siaran Pers
- Padat, artinya tidak bertele-tele, hanya pokok-pokok
hal saja yang disampaikan dan penyampaiannya langsung pada pokok masalah.
Dengan demikian, khalayak bisa langsung dapat menangkap pokok masalah yang
disampaikan.
- Sederhana, artinya kata yang digunakan adalah kata
yang sedapat mungkin dipahami banyak orang. Ada kalanya memang tidak bisa
menghindarkan pemakaian istilah
teknis atau jargon, namun sedapat-dapatnya diberi penjelasan secara
ringkas. Tapi secara keseluruhan dibuat dengan bahasa yang biasa dipakai
kebanyakan orang. Dengan demikian, khalayak bisa dengan mudah memahami maksud
dan isinya.
- Jelas, artinya rangkaian kalimatnya disusun dengan
mudah, agar bisa ditangkap maknanya oleh khalayak. Tidak perlu
mengernyitkan dahi untuk memahami maksud kalimat yang disampaikan.
2.2.14. EVALUASI PENULISAN NASKAH
Evaluasi
diperlukan untuk mengetahui seberapa jauh pesan yang ditulis bisa
dikomunikasikan dan diterima dengan baik oleh publik sasaran. Praktisi harus
memiliki kemampuan riset , baik kuantitatif maupun kualitatif untuk menunjang
prefesionalisme PR. Evaluasi dapat dilakukan diawal, ditengah, dan diakhir
setelah program dijalankan. Ketiga tahapan proses evaluasi tersebut penting
untuk memastikan bahwa naskah yang ditulis sesuai dengan visi dan misi serta
objektif perusahaan.
2.2.14.1 Jenis-Jenis Evaluasi
1. Data Sekunder
Data sekunder mengacu ke informasi
yang diperoleh dari sumber selain dari penelitian primer. Hal itu termasuk
penelitian sosial yang dipublikasikan dimedia atau dikeluarkan oleh lembaga
penelitian dan laporan penelitian yang tersedia secara online melalui situs
web.
2. Studi Kasus
Studi kasus digunakan sebagai
perbandingan pada model yang dapat diikuti dan dapat digunakan pula untuk
merencanakan komunikasi krisis.
3. Tes Kemampuan
Membaca
Tes kemampuan membaca biasanya
memperkirakan jumlah tahun pendidikan yang dibutuhkan oleh pembaca untuk
memahami teks dengan mudah.
4. Media
Monitoring
Sebuah evaluasi dengan media
berbentuk kliping Koran, transkrip, atau rekaman siaran media elektronik. Data
tersebut menunjukan seberapa banyak peliputan berhasil dicapai.
5. Analisis Isi
Media
Analisis isi bisa memberikan
pandangan berharga mengenai apa yang menjadi kecenderungan dari agenda publik
dimasa depan. Evaluasi media memiliki peran yang sangat positif.
6. Advertising
Value Equivalents (AVE)
Peliputan editorial dimedia biasanya
dievaluasi dengan menghitung kesamaan nilai iklan berdasarkan ruang dan waktu.
Itu akan menghasilkan data kuantitatif yang menjadikan salah satu bentuk
evaluasi program PR.
7. Focus Group
Discussion
Metode pengumpulan data menerapkan
diskusi dalam format tidak baku dan pengamatan sebagai sumbernya. Hal ini
diperuntukan untuk mendapatkan informasi dalam periode singkat mengenai beragam
opini dan mengmbangkan mekanisme perumusan opini.
8. Audience
coverage
Hal pertama yang harus
didokumentasikan adalah apakah public yang ditargetkan berhasil diraih.
Pertanyaan lainnya mencakup sejauh mana public sasaran terekspos dengan beragam
pesan yang disampaikan dan public mana yang tidak ditargetkan, tetapi juga
menerima pesan.
9. Audience
Response
Upaya mengukur respons dapat
dilakukan di awal sebelum program dikomunikasikan melalui teknik sampling. Data
yang dihasilkan dapat membantu memprediksi apakah pesan akan menghasilkan
reaksi yang diinginkan atau tidak.
BAB III
Keahlian menulis menjadi skill yang harus dikuasai oleh para profesionalis yang
bergulat di bidang Public Relations. Karena untuk membangun hubungan yang baik
dan menjaga citra perusahaan agar tetap baik, dibutuhkan tidak hanya kemampuan berbicara atau lisan, tetapi juga kemampuan menulis di berbagai
media.
Dalam proses
penulisan, seorang PR harus senantiasa memperhatikan berbagai hal, mulai dari
tata bahasa, tanda baca, penyusunan kata, dll. Dan jika tulisan yang dibuat itu
baik, maka citra yang terbangun pun akan baik pula
·
Public Relation Writing: Pendekatan Teoritis dan Ptaktis. Penulis: Dr.
Yosal Irianto & A. Yani Surachman, S.Sos. Penerbit Simbiosa Rekatama Media,
Bandung, 2006
·
Press Relation: Kiat Berhubungan dengan Media Massa. Penulis: Drs.
Aceng Abdullah. Penerbit Rosdakarya, Bandung, 2000
·
Penulisan Naskah Public Relation:
Prayudi, SIP, MA. Penerbit Andi, Yogyakarta, 2007.
·
Public Relation Writing (Pendekatan
Teoretis dan Praktis) : Dr. Iriantara Yosal &Surachman A. Yani,
S.Sos,Bandung, 2006
·
Media Relations : Yosal Intiantara,
Penerbit PT Remaja Rosdakarya Offset – Bandung, 2005
